上體院院字[2017]30號

上海體育學院合同管理辦法

第一章總則

第一條（目的依據）為進一步規范學院各類合同的訂立、履行和管理，提高合同管理效率，防范合同風險，維護學院的合法權益，根據《中華人民共和國合同法》等法律、法規，結合學院實際，特修訂本辦法。

第二條（合同定義）本辦法所稱合同，是指學院作為合同一方，與其他自然人、法人或其他組織之間為明確雙方的權利義務關系所訂立的書面協議，包括合同、協議、合作備忘錄、確認書、責任書等。

第三條（管理原則）合同管理實行統一指導、分級負責、歸口管理的制度。合同的簽訂和履行必須遵守國家法律、法規及其他規范性文件，堅持平等互利、協商一致、誠實守信的原則，學院任何部門（單位）、系（院）和個人不得利用合同損害國家利益、社會公共利益和學院利益，不得為任何單位和個人謀取私利。

第二章合同分類與歸口管理

第四條（適用范圍）本辦法管理和規范的合同分類如下：

（一）經濟類合同：是指學院在對外從事經濟活動中簽訂的、以資金給付為主體內容的各類合同，主要包括：采購合同；基建、修繕合同；資產租賃合同；技術（咨詢、開發、轉讓、服務）合同；借款合同；貸款合同；捐贈合同；贊助合同；校企合作合同等。

（二）非經濟類合同：是指學院對外簽署的以人事、教學實踐、科學研究、競賽訓練、合作交流等為主體內容的各類合同，主要包括：勞動聘用合同；勞務派遣合同；人才引進合同；境外、境內合作辦學合同；教學實踐、訓練競賽保障合同；交流和會議相關合同等。

第五條（管理部門劃分）學院的合同管理部門分為主管部門、監管部門、歸口部門和承辦部門。

第六條（主管部門）學院辦公室是學院合同的主管部門，負責統籌協調全院合同管理工作；受理申報手續；對申報的合同進行編號管理及存檔備案；負責將合同文本及相關材料流轉有關部門（單位）審核、會簽，并按照審批權限報院領導審閱、簽批；處理院長（法人）授權；管理和使用學院公章、法人章、法人代表章、合同專用章等。

第七條（監管部門）財務處、審計處是學院合同的監管部門，負責合同的審核與監督，其分別履行以下職責：

（一）財務處負責審核合同所涉資金來源以及支出內容是否與預算相符、收入是否違背收費管理制度。

（二）審計處負責監督合同在簽訂過程中是否遵守相關規定，對合同條款的合理性進行審核，對相應風險進行提示，并督導承辦部門對合同條款進行修訂、完善。

第八條（歸口部門）歸口部門是根據各自職責和所分管業務范疇對各類合同進行歸口管理的職能部門。合同由歸口部門直接承辦的，該合同的承辦部門即歸口部門。學院根據業務歸口，分別授權以下職能部門對合同的簽訂和履行進行歸口管理：

（一）人事處負責人事合同的管理，包括人事代理合同、勞務派遣合同、勞動聘用合同、人才引進合同等；

（二）科研處負責科研合同的管理，包括技術服務、開發、轉移、咨詢合同、出版合同以及其他知識產權相關的合同等；

（三）國際交流處負責境外合作交流合同的管理，包括合作辦學合同、聯合（委托）培養合同、戰略合作合同以及相關備忘錄等；

（四）對外協作辦公室負責捐贈、贊助等合同的管理；

（五）信息中心負責信息化建設（軟件、硬件、服務等）等相關合同的管理；

（六）后勤管理處負責采購合同（含政府采購網站生成的電子合同及其補充合同）、基建、修繕等工程項目相關合同以及安全生產、節能環保、后勤保障、校園公共衛生等相關合同的管理；

（七）資產管理處負責固定資產、庫存物資（計劃、取得、保護、處置）等合同、招標投標相關合同的管理，同時，負責學院資產經營管理公司及其子公司等校辦企業的投資、資產的保值和升值等合同的管理；并指導督促資產使用單位負責相應合同的管理；

（八）教務處、學工部、研究生處、研工部負責教學實踐等相關合同的管理；

（九）保衛處負責校園公共場所的治安秩序、消防、安防、技防等相關合同的管理；

（十）圖書館負責圖書、期刊、數據庫采購等相關合同的管理；

（十一）繼續教育學院（成人教育培訓中心）：負責成人高等教育、繼續教育和各類非學歷培訓相關合同的管理；

（十二）學院辦公室負責除上述第（一）到第（十）項外的合作合同、共建合同以及其他重大戰略發展合同的管理。

各歸口部門負責人為合同管理責任人，并確定專人為合同管理人員。歸口部門的職責是：

（一）審核合同相對方的真實情況，根據需要組織并參與合同的談判等具體事務；

（二）審查承辦部門提交的合同審批材料，對合同進行審核或審批；

（三）監督合同的履行；

（四）合同由歸口部門直接承辦的，歸口部門同時按照第十條規定履行職責。

第九條（歸口沖突處理）合同內容涉及兩個或兩個以上歸口部門的，根據合同性質或主要條款確定歸口部門；不能確定的，由所涉歸口部門協商解決；經協商不能解決，由學院辦公室和合同分管院領導確定歸口部門。

第十條（承辦部門）承辦部門是對外發生業務往來并需要簽訂合同文件的各部門（單位）、各系（院）。承辦部門對外簽訂合同的，應按照第八條的分類向歸口部門提出申請。

各承辦部門負責人為合同管理負責人，并確定專人為合同管理人員。承辦部門的職責是：

（一）調查合同相對方的真實情況；

（二）擬訂合同文本或審核合同相對方擬定的合同文本；

（三）參與合同的談判等具體事務；

（四）向歸口部門提供合同審批所需的材料；

（五）向主管部門提供合同存檔備案所需的材料；

（六）履行合同，并監督合同相對方的履行。

第三章合同的簽訂與履行

第十一條（簽訂合同權限）院長是學院的法定代表人，任何以學院為權利義務主體的合同必須由院長（法人）簽署，或者根據學院實際情況由院長以附件《新葡的京集團350vip8888合同法人授權書》的形式授權其他院領導簽署。經授權的委托代理人簽訂合同時不得超越和濫用代理權。未經審批或授權，學院任何部門（單位）、系（院）及個人不得以學院的名義對外簽訂任何合同。

第十二條（事前調查）承辦部門在起草合同前，應對合同相對方的資質和履約能力進行調查，在對合作事項的可行性和合法性進行必要考察及驗證后，方可開展合同文本起草工作。

第十三條（資信材料）承辦部門在合同簽訂前，應當要求合同相對方出具相應的法人登記證書、經營許可證書、授權委托書、資產負債表、銀行資信證明等能夠證明其身份、資信的有關證照、文件的原件。除授權委托書應留存原件，前述其他文件應當留存與原件核對無誤的復印件。

第十四條（合同內容）合同一般應包括以下內容：合同各方名稱（姓名）和住所；標的；數量；質量；價款或者報酬（含收、付款方式）；合同各方的權利和義務；履行期限、地點和方式；合同的解除或者終止條件；違約責任；解決爭議的方法；合同簽署時間和地點，以及其他合同必須具備或者合同各方共同認為必須明確的條款等。

第十五條（合同文本）合同文本由承辦部門起草的，承辦部門應按照合同示范文本起草合同，包括但不限于國家規定的標準合同文本、行業示范文本等其他示范性文本等。法律法規規定必須采用標準合同文本的，應采用標準合同文本。合同文本由合同相對方起草的，承辦部門應事先審核合同文本。

第十六條（合同審核材料）承辦部門向歸口部門提交合同審核或審批時，應當提交下文件（包括但不限于）：

（一）合同相對方的主體、經營資質和履約能力的證明文件；

（二）合同文本（外語合同須提供中文譯本）及其他必要文件；

（三）《新葡的京集團350vip8888合同審批表》（包括經濟類和非經濟類）；

（四）合同可行性及風險的論證或說明（如有必要時）；

（五）比價的項目須提供比較材料，包括詢價函和詢價回復函；未進行比價的項目須附情況說明；

（六）進行招投標的項目須提供招標文件、投標文件和中標文件。

（七）經費來源的項目預算批復或內部請示批復。

合同主管部門、監管部門和各歸口部門可以根據實際情況要求承辦部門提供其他必要文件。

第十七條（歸口部門審核）歸口部門應對合同的必要性、可行性、合理性以及立項情況、合同內容、合同條款等進行審核。合同內容涉及多個部門（單位）的，須經各相關部門（單位）會簽。

第十八條（法律顧問審核）學院聘請的法律顧問負責審核30萬以上的經濟類合同以及學校認為確有必要進行審核的非經濟類合同是否符合國家法律、法規及其他規范性文件，是否符合學院相關制度、規定，并為合同審批、簽訂提供咨詢意見。

第十九條（合同申報流程）學院對外簽署合同的基本流程如下：承辦部門負責向歸口部門提出申請，并提交審批材料；歸口部門負責受理審核合同申請、并交由學院辦公室批轉意見和流轉；合同經財務處、審計處審核后，按照本辦法第二十條規定由相關院領導進行審核、簽批；學院辦公室負責處理院長授權，并對合同進行蓋章，同時將審批結果、正式合同復印件反饋給各歸口部門，以便跟蹤和監督合同履行。具體流程按照本辦法附件1《新葡的京集團350vip8888合同審查審批流程圖》辦理。

第二十條（審批權限）根據合同的不同內容，其審批權限分別為：

（一）經濟類合同根據標的的金額進行審批，其中標的金額按照單筆或相同標的的總金額計算：

1. 標的金額在10萬以下的，由分管院領導審核，院長（法人）授權；

2. 標的金額在10萬以上（含10萬）30萬以下的，由分管院領導和分管合同的院領導審核，院長（法人）授權；

3. 標的金額在30萬（含30萬）以上的，由分管院領導、分管合同的院領導審核，應附項目預算批復、相關工作領導小組專題論證會議紀要或院長辦公會審議批復，報院長（法人）簽批。

（二）非經濟類合同經歸口部門負責人審核，由院長授權分管院領導審批；非經濟類合同凡涉及“三重一大”事項、人才引進、校際合作、與國家或地方政府機構、事業單位的共建合同以及其他重大戰略發展合同等，應由分管院領導審核和相關工作領導小組專題論證，提交院長辦公會審定后，報院長（法人）簽批。

第二十一條（合同黑名單制度）學院設立合同黑名單制度。學院及各級部門（單位）在對外簽署合同的過程中，若合同相對方因存在違反國家法律法規、相關規范性文件以及學院相關管理制度和規章已經被列入合同黑名單或者應被列入黑名單的情形，各部門（單位）應及時終止合同的簽訂并將相關情況報告給主管部門和監管部門。學院及各部門（單位）不得與被列入合同黑名單的個人、法人及其他組織簽訂任何合同。

第二十二條（合同簽訂的終止）合同在審批過程中，因合同相對方或其他非學院的原因導致合同無法簽訂的，承辦部門應及時向合同主管部門及審批中的監管、歸口部門、分管院領導報告具體情況，并提交承辦部門、歸口部門負責人簽字確認的書面情況說明，以便備案處理。

第二十三條（合同履行監督）合同一經簽訂，承辦部門應對合同履行情況進行動態監督，加強對合同履行過程中各個環節（包括交貨、驗收及結算等）的跟蹤管理，保質、保量、按期完成合同約定事項。歸口部門應跟蹤合同的履行情況，監督承辦部門和合同相對方履行合同義務。相關部門應給予配合，確保合同得到全面履行。

第二十四條（合同違約報告）合同履行過程中合同相對方出現預期違約或違約情形的，承辦部門應及時向歸口部門和分管院領導匯報，采取必要措施將可能產生的損失降至最低。

第二十五條（合同的變更和解除）合同在履行過程中確需變更或解除的，應由雙方協商一致后，簽訂變更或解除合同的書面協議。變更或解除合同，應說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項、履行期限、與原合同的關系等并建立相應書面材料，并按前述合同簽訂流程進行審核、審批后簽訂。

第四章合同糾紛處理及責任

第二十六條（合同糾紛）合同履行出現法律糾紛時，承辦部門和歸口部門應及時向分管院領導匯報，會同監察（審計）處、財務處、法律顧問組成法律糾紛處理小組，依法維護學院合法權益，并將處理結果報分管院領導。

第二十七條（合同簽訂和履行的追責）任何部門（單位）、系（院）及學院下屬法人或其他組織、個人簽訂及履行合同過程中，因失職或瀆職給學院造成損失的，學院依據有關規定追究相關部門的主要負責人和直接責任人員的責任。

第二十八條（違規責任）任何部門（單位）和個人系（院）及學院下屬法人或其他組織、個人有下列情形之一的，學院將視情節輕重，追究當事人黨紀政紀責任；給學院造成經濟損失的，追究其民事責任；構成犯罪的，移交司法機關處理：

（一）未經授權，越權或濫用委托代理權擅自對外簽訂合同的；

（二）與合同相對方串通，損害學院利益的；

（三）利用合同謀取私利或從事其他違法行為的；

（四）未及時處理合同糾紛或擅自放棄權利，導致學院利益受損的；

（五）有其他違反法律法規和學院規章、紀律的行為，在合同簽訂、履行過程中損害學院利益的。

第五章合同用章與保管備案

第二十九條（合同專用章）“新葡的京集團350vip8888合同專用章”由學院辦公室管理。簽訂合同原則上使用合同專用章，若需簽約雙方對等，也可使用學院公章、法人章、法人代表章，其他印章一律不得替代使用。

第三十條（合同蓋章程序）合同需要加蓋合同專用章或學院公章、法人章、法人代表章的，承辦部門一律憑審批完畢的《新葡的京集團350vip8888合同審批表》并附已經簽署的合同文本，至學院辦公室蓋章。

第三十一條（合同電子章效力）通過上海市政府采購網采購各類貨物或服務，合同由政府采購平臺自動確認并生成“新葡的京集團350vip8888”電子印章。通過前述方法獲得的電子印章合同只能作為合同附件，不能作為合同文本提交審核，合同雙方必須另行簽署紙質合同提交學院審核、審批。

第三十二條（合同備案與存檔）合同主管部門應按照本辦法附件2《新葡的京集團350vip8888合同審批表》，對合同的名稱、編號、歸口類別、簽署主體、簽署時間、主要內容、價款、審批流程和合同原件、法人授權書等進行備案，并對存檔的合同和相關材料進行整理、編目，制作年度合同辦理情況匯總表，按期按要求存檔，以備查詢。合同保存期限不應少于5年，經學院認定的重大合同不應少于10年。

第三十三條（合同存檔材料）合同承辦部門應當向合同主管部門提供合同和相關材料進行存檔，一般包括以下內容：

（一）合同（含所有附件）的原件；

（二）與合同相對方達成的補充協議的復印件，以及在訂立合同過程中形成的會議紀要、電話記錄、書面簽證、往來信函和文書、電話記錄、電子郵件等；

（三）合同相對方主體資格證明文件的復印件；

（四）合同的審批文件原件；

（五）重大合同的履行記錄及索賠報告等文件的復印件；

（六）院長授權委托書原件；

（七）合同主管部門認為其它需要存檔的材料。

第三十四條（合同保密）無論合同是否成立，合同知情人未經授權不得披露或者不正當地使用締約過程中的秘密和合同權利義務。

第六章附則

第三十五條（獨立法人資格部門的適用）學院具有獨立法人資格的部門（單位）參照本規定管理合同事務。

第三十六條（基建類合同的適用）基建類合同審批按相關上位文件和學院基建修工作管理辦法執行。

第三十七條（本辦法的解釋）本辦法由學院辦公室、財務處、審計處負責解釋。

第三十八條（實施時間）本辦法經院長辦公會審議通過，自2017年9月1日起施行，原《新葡的京集團350vip8888合同管理辦法（試行）》（上體院院字〔2009〕38號）同時廢止。

2017年4月19日